Windykacja na koszt dłużnika – jak skutecznie odzyskać pieniądze i nie płacić za to z własnej kieszeni

Opóźnienia w płatnościach to codzienność wielu przedsiębiorców. Gdy kontrahent zwleka z zapłatą, a próby polubownego załatwienia sprawy nie działają, w grę wchodzi windykacja na koszt dłużnika. Obowiązujące przepisy pozwalają przenieść na niego koszty związane z odzyskaniem należności, zarówno w postępowaniu polubownym, jak i sądowym. W efekcie wierzyciel może odzyskać pieniądze, nie obciążając własnego budżetu. Już dziś poznaj wszystkie szczegóły dotyczące tego postępowania!

CZEGO DOWIESZ SIĘ Z TEGO ARTYKUŁU?

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że prawo przewiduje realne narzędzia do odzyskania długu bez ponoszenia dodatkowych strat. Ta wiedza może przełożyć się na szybsze działanie i skuteczniejsze egzekwowanie płatności. W naszym artykule poznasz m.in.:

1. Jakie przepisy pozwalają na obciążenie dłużnika kosztami windykacji.
2. Wysokości rekompensat 40, 70 i 100 euro oraz sposób ich naliczania.
3. Na czym polega operacja windykacja w praktyce.
4. Kiedy można doliczyć odsetki za opóźnienie i w jakiej wysokości.
5. Jak wygląda proces od wezwania do zapłaty po egzekucję komorniczą.

Windykacja – co to znaczy i kiedy jest potrzebna

Windykacja oznacza dochodzenie należności od podmiotu, który nie zapłacił w ustalonym terminie. Może obejmować działania miękkie, takie jak przypomnienia, wezwania do zapłaty, negocjacje, a także działania twarde, czyli pozew sądowy i egzekucję komorniczą. W języku potocznym jest to po prostu odzyskanie pieniędzy, ale w praktyce jest to skoordynowany proces, w którym każdy krok ma ogromne znaczenie.

Zazwyczaj początkowym działaniem jest windykacja polubowna, która zwykle zaczyna się od kontaktu telefonicznego lub e-mailowego, żeby przypomnieć o zaległości. Jeśli to nie przynosi skutku, wysyła się pisemne wezwanie do zapłaty, wskazując termin i ewentualne konsekwencje dalszej zwłoki. Kolejny etap to windykacja sądowa, a więc złożenie pozwu, uzyskanie wyroku lub nakazu zapłaty, a potem skierowanie sprawy do komornika.

Wielu przedsiębiorców wciąż zadaje pytanie: kto ponosi koszty windykacji? W transakcjach między firmami, przy braku płatności w terminie, prawo pozwala przenieść te kwoty na dłużnika. To istotne, bo często już sama informacja o takim obciążeniu skłania kontrahenta do szybszego uregulowania faktury.

Koszty windykacji – kto ponosi i kiedy?

Koszty windykacji obejmują wszystkie wydatki ponoszone przez wierzyciela w związku z odzyskaniem długu. Mogą to być honoraria pełnomocnika, opłaty sądowe, koszty korespondencji, a nawet wydatki związane z dojazdem na rozprawę. Ustawa z 8 marca 2013 r. daje wierzycielowi prawo żądania od dłużnika ich zwrotu, o ile działania były uzasadnione i zgodne z prawem.

Przykład praktyczny: przedsiębiorca zleca kancelarii przygotowanie wezwania do zapłaty i projektu pozwu, płacąc 800 zł. Dłużnik, mimo wezwania, nie płaci. Sprawa trafia do sądu, który zasądza nie tylko kwotę główną i odsetki, ale również zwrot poniesionych 800 zł. To prawdziwe odciążenie dla wierzyciela oraz dodatkowa presja na dłużnika.

Warto pamiętać, że w przypadku, gdy korzystamy z usług windykacyjnych firmy zewnętrznej, koszty te również można doliczyć do długu, trzeba jednak wykazać ich wysokość i zasadność. W tym celu dobrze jest gromadzić faktury, umowy i potwierdzenia zapłaty.

Podstawy prawne windykacji na koszt dłużnika

Mechanizm przenoszenia kosztów windykacji na dłużnika wynika z kilku aktów prawnych. Najważniejsza jest ustawa z 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która wprost wskazuje na prawo wierzyciela do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Kodeks postępowania cywilnego z kolei reguluje zasady zwrotu kosztów procesu, w tym opłat sądowych i wynagrodzenia pełnomocnika. Warto wspomnieć także o dyrektywie 2011/7/UE, która miała na celu poprawę dyscypliny płatniczej w całej Unii.

Te przepisy tworzą spójny system, w którym wierzyciel nie powinien tracić na tym, że musi dochodzić swoich praw. Ryczałt w euro, odsetki oraz możliwość doliczenia udokumentowanych kosztów sądowych i windykacyjnych to narzędzia, które skutecznie zniechęcają dłużników do przewlekania płatności.

Rekompensata 40/70/100 euro – jak działa?

Ryczałtowa rekompensata to stała kwota, której wysokość zależy od wartości długu. Jest należna wierzycielowi niezależnie od tego, czy faktycznie poniósł on wydatki na windykację.

1. 40 euro – gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł,
2. 70 euro – gdy wartość świadczenia wynosi od 5 000 zł do 50 000 zł,
3. 100 euro – gdy wartość świadczenia przekracza 50 000 zł.

W praktyce wierzyciel może naliczyć tę opłatę w dniu, w którym należność stała się wymagalna, i poinformować o tym w wezwaniu do zapłaty. Często już to wystarcza, aby dłużnik uregulował zobowiązanie. Co istotne, rekompensata ta jest całkowicie niezależna od odsetek, można żądać obu świadczeń jednocześnie.

Dla przykładu, przy długu 8 000 zł można doliczyć 70 euro rekompensaty, co przy kursie 4,5 zł daje dodatkowe 315 zł. To niewielka kwota w porównaniu z całością długu, ale działa mobilizująco.

Windykacja na koszt dłużnika – odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Odsetki są naliczane od dnia następującego po terminie płatności wskazanym na fakturze lub w umowie. Ich wysokość jest określana w obwieszczeniu Ministra Rozwoju i Technologii i obecnie przewyższa standardowe odsetki ustawowe. Mają one dwa cele: zrekompensować wierzycielowi utratę możliwości dysponowania pieniędzmi oraz zmotywować dłużnika do szybkiego uregulowania zobowiązania.

Przykład: faktura na 12 000 zł z terminem płatności 30 dni. Po upływie terminu wierzyciel może naliczać odsetki według stawki ustawowej dla transakcji handlowych, a dodatkowo domagać się rekompensaty 70 euro. Jeżeli dłużnik spóźnia się 90 dni, odsetki mogą wynieść kilkaset złotych, a wszystko to, zgodnie z prawem, pokrywa dłużnik.

Na czym polega windykacja należności na koszt dłużnika w praktyce

Proces rozpoczyna się od wezwania do zapłaty, w którym wierzyciel informuje o naliczeniu odsetek i rekompensaty. Jeśli brak reakcji, następnym krokiem jest pozew, w którym uwzględnia się także koszty windykacyjne. Po uzyskaniu wyroku lub nakazu zapłaty, wierzyciel może skierować sprawę do komornika, który egzekwuje zarówno kwotę główną, jak i wszystkie naliczone koszty.

W praktyce oznacza to, że wierzyciel nie finansuje procesu odzyskiwania długu z własnych środków. Warunkiem jest jednak prawidłowe dokumentowanie wszystkich wydatków i zgłaszanie ich w odpowiednim momencie postępowania. Brak takiej staranności może skutkować oddaleniem części roszczeń przez sąd.

Przykłady obciążenia dłużnika kosztami windykacji

Wyobraźmy sobie firmę budowlaną, która wystawiła fakturę na 60 000 zł. Po 14 dniach od terminu płatności wysyła wezwanie z informacją o naliczeniu 100 euro rekompensaty i odsetek. Dłużnik ignoruje pismo. Sprawa trafia do sądu, a po wyroku komornik ściąga z niego całość – 60 000 zł plus ponad 2 000 zł kosztów i odsetek.

Drugi przykład to jednoosobowa działalność, która wystawiła fakturę na 3 200 zł. Po miesiącu opóźnienia dolicza 40 euro rekompensaty. Dłużnik płaci, widząc, że koszty rosną i nie ma szans ich uniknąć.

Usługi windykacyjne – jak wybrać i rozliczyć?

Decydując się na skorzystanie z usług windykacyjnych, warto zwrócić uwagę na doświadczenie firmy, stosowane metody, a także model rozliczeń. Niektóre podmioty pobierają prowizję od odzyskanej kwoty, inne działają za stałą opłatą. Jeżeli mamy zamiar obciążyć dłużnika kosztami takiej usługi, powinniśmy zadbać o jasne warunki umowy i fakturę dokumentującą wydatek.

Firmy windykacyjne często oferują pełen pakiet – od windykacji polubownej po sądową i egzekucję. W takim modelu łatwiej udokumentować poniesione koszty i przenieść je na dłużnika. Dobrze też ustalić, czy opłata jest pobierana z góry, czy po skutecznym odzyskaniu należności.

FAQ – najczęściej zadawane pytania przez przedsiębiorców

1. Mój klient twierdzi, że faktura jest „nie do końca zgodna z ustaleniami”. Czy w takiej sytuacji mogę go obciążyć kosztami windykacji?
Można, ale pod warunkiem, że sąd przyzna rację wierzycielowi. W praktyce oznacza to, że jeśli roszczenie jest sporne, lepiej zebrać wszystkie dowody – umowy, maile, notatki ze spotkań – i dopiero wtedy domagać się zwrotu kosztów. W przeciwnym razie ryzykujemy, że to my będziemy musieli je pokryć.

2. Czy jest sens walczyć o mały dług, np. 500 zł?
To zależy. Prawo nie określa minimalnej kwoty, ale warto policzyć, ile będzie nas kosztowało odzyskanie pieniędzy w stosunku do samego długu. Czasami mała kwota staje się duża, gdy doliczymy rekompensatę w euro oraz odsetki. i wtedy gra jest warta świeczki, choćby dla zasady.

3. Słyszałem o rekompensacie 40/70/100 euro. Czy mogę ją doliczyć od razu, czy muszę udowadniać koszty?
To właśnie jej największy plus, nie trzeba udowadniać, że faktycznie wydaliśmy te pieniądze na windykację. Wystarczy, że opóźnienie było realne. Warto jednak jasno poinformować o tym dłużnika w wezwaniu do zapłaty, bo bywa, że sama ta informacja przyspiesza przelew.

4. A co z odsetkami – mogę je doliczać razem z rekompensatą?
Tak, i wiele firm z tego korzysta. To dwa osobne roszczenia, więc jedno nie wyklucza drugiego. W efekcie dłużnik może zobaczyć w zestawieniu nie tylko dług główny, ale też odsetki za każdy dzień zwłoki i rekompensatę. To działa psychologicznie lepiej niż sama kwota główna.

5. Czy komornik ściągnie też koszty windykacji?
Tak, jeśli są zasądzone w wyroku. Komornik najpierw pobierze je od dłużnika, a dopiero potem przekaże wierzycielowi. Warto więc zadbać, aby w pozwie znalazły się wszystkie poniesione koszty, od opłaty sądowej po fakturę z firmy windykacyjnej.

6. Zleciłem windykację firmie zewnętrznej. Jak mam to „przerzucić” na dłużnika?
Podstawą jest dokument. Faktura od firmy windykacyjnej lub umowa określająca koszt usługi to dowód, że ponieśliśmy wydatek. W sądzie wystarczy go dołączyć i powołać się na ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

7. A co jeśli dłużnik jest niewypłacalny?
To najtrudniejszy scenariusz. Wyrok i zasądzone koszty pozostaną w mocy, ale ich odzyskanie może być niemożliwe. Wtedy pozostaje albo czekać na poprawę sytuacji finansowej dłużnika, albo rozważyć sprzedaż wierzytelności firmie, która specjalizuje się w skupie długów.

Skorzystaj z pomocy profesjonalistów

Jeżeli prowadzisz firmę i masz problem z odzyskaniem należności, a chcesz, aby koszty tego procesu poniósł wyłącznie dłużnik, warto skorzystać z pomocy doświadczonego prawnika. Kancelaria Adwokacka Lech Kasprzyk zajmuje się pełnym procesem odzyskiwania należności – od analizy sprawy, przez windykację polubowną, po reprezentację w sądzie i egzekucję komorniczą. Dzięki znajomości przepisów i orzecznictwa, możliwe jest nie tylko odzyskanie długu, ale też skuteczne przerzucenie wszelkich kosztów na dłużnika. Współpraca z profesjonalistami oznacza większą szansę na szybkie i pełne odzyskanie należnych środków.